Comment réduire la file d’attente à l’entrée d’un événement ?

Pourquoi les files d’attente se forment-elles à l’entrée ?

Une file d’attente, c’est de l’arithmétique : les invités arrivent plus vite que l’entrée ne peut les laisser passer. La plupart des entrées sont lentes pour quatre raisons : trop peu de points de contrôle, des invités qui cherchent leur billet dans leur boîte de réception, des gens qui achètent à la même table où l’on vérifie les billets, et un personnel qui ne peut pas répondre à une question sans appeler quelqu’un.

Les arrivées se concentrent aussi. La plupart des invités arrivent dans la même demi-heure, si bien qu’une entrée qui tient le coup à neuf heures s’effondre à dix heures.

Planifiez donc l’entrée pour la pointe, pas pour la moyenne. Demandez à la salle à quelle heure les invités sont arrivés à son dernier événement du même genre, et prévoyez le personnel de l’entrée pour cette demi-heure, avec une personne libre pour longer la file et répondre aux questions avant que les invités n’atteignent le lecteur.

Combien de lecteurs faut-il à une entrée ?

Assez pour écouler la demi-heure la plus chargée. Comptez les invités attendus pendant cette demi-heure, chronométrez un seul contrôle avec votre propre personnel, puis divisez. Ajoutez ensuite un lecteur, parce qu’un téléphone finira par manquer de batterie.

Sur Blend, un lecteur est un téléphone, pas un appareil que vous louez : vous créez un code de lecteur par entrée dans votre tableau de bord, le personnel jumelle son propre téléphone, et vous pouvez en ajouter à la dernière minute ou en révoquer un à la fin d’un quart de travail.

Placez les lecteurs là où la file se forme, pas là où se trouve la table. Un lecteur peut se poster au bout de la file et contrôler les billets pendant que les invités avancent encore.

L’application d’enregistrement pour événements

Comment garder les acheteurs sur place hors de la file des billets ?

Donnez-leur leur propre file. Une personne qui paie à l’entrée prend beaucoup plus de temps qu’une personne qui a déjà son billet, et mélanger les deux ralentit les deux files.

La vente sur place transforme un téléphone en caisse d’entrée, avec son propre code de jumelage distinct de celui des lecteurs ; elle accepte l’argent comptant ou Whish et émet le billet sur-le-champ. Book Club Only fait fonctionner une file rapide pour les invités inscrits à l’avance et trois files de ventes sur place, et a géré son affluence de 1 h à 3 h du matin en moins de 30 secondes par participant, paiement et bracelet compris.

Comment Book Club Only gère son entrée

Que pouvez-vous faire avant l’arrivée des invités ?

• Envoyez les billets là où les invités les trouveront. Blend envoie chaque billet par courriel, sur WhatsApp et dans l’application Blend, et vous pouvez proposer des cartes Apple Wallet et Google Wallet.
• Dans votre dernier message, demandez aux invités d’avoir leur billet ouvert avant d’arriver à l’entrée.
• Ouvrez les portes avant le début du programme, pour étaler les arrivées.
• Préparez le personnel aux trois questions qu’il entendra le plus souvent, pour que la file ne s’arrête pas à chacune.

Comment gérer l’entrée avec votre propre équipe ?

Créez un code de rôle depuis votre tableau de bord pour chaque tâche : contrôle des billets à l’entrée, ventes sur place, bar ou accès aux zones. Votre personnel télécharge BlendOS, saisit son code et n’ouvre que l’écran de sa tâche. À Taht El Amar, l’équipe de l’organisateur a géré l’entrée sur Blend après une seule séance de formation, sans personnel de Blend.

Pendant la soirée, la liste des invités en direct montre qui est entré et qui n’est pas encore arrivé, pour que vous puissiez déplacer un lecteur vers l’entrée qui s’engorge. Les portes intérieures peuvent utiliser des lecteurs de zone, pour que le contrôle VIP ne bloque pas la file principale. Pour les clients entreprises et les grands événements, les gestionnaires de Blend peuvent aussi offrir un soutien sur place et former votre personnel.

Les opérations sur le terrain pour événements