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Pour les organisateurs
Comment gérer la liste des invités d’un événement ?
Vous gérez une liste des invités en gardant chaque invité, qu’il ait payé ou qu’il soit invité, sur une seule liste à partir de laquelle l’entrée scanne, et en donnant un billet à chaque nom au lieu de l’écrire sur papier. Sur Blend, les détenteurs de billets de courtoisie et les invités reçoivent le même billet QR que les acheteurs, et la liste indique en direct qui est arrivé.
Pourquoi les listes d’invités tournent-elles au chaos ?
Parce qu’il y en a cinq. Les acheteurs de la plateforme de billetterie, les noms du promoteur dans un message, les invitations du sponsor dans un courriel, les accompagnateurs de l’artiste sur un bout de papier, et les amis du propriétaire qui « sont sur la liste ». L’entrée reçoit l’impression de l’une, un téléphone avec une autre, et un nom introuvable.
Puis on se dispute à l’entrée, la file s’arrête, et une personne importante attend dehors pendant qu’entre quelqu’un que personne n’a invité.
La solution n’est pas un meilleur tableur. C’est une seule liste qu’alimentent toutes les façons d’entrer : acheter, s’inscrire, être invité, être ajouté par vous. Quand l’entrée scanne à partir de cette liste, il ne reste plus rien à discuter.
Comment garder tous les invités sur une seule liste ?
Donnez un billet à chaque invité, y compris à ceux qui ne paient pas. Sur Blend, les billets de courtoisie sont des billets comme les autres : l’invité reçoit un code QR et figure sur la même liste que les acheteurs.
Les promoteurs, les sponsors et les artistes vous demandent des places. Sur Blend, les sponsors, les exposants, les conférenciers et les hôtes VIP peuvent aussi recevoir leur propre quota et envoyer des invitations à leur nom, et vous voyez qui chacun d’eux a invité.
Comment contrôler qui entre ?
Décidez qui entre avant d’ouvrir la liste, puis laissez les paramètres faire respecter vos règles à votre place.
- Billets soumis à approbation : chaque demande attend votre examen. Pour les billets payants, l’acheteur n’est débité que lorsque vous approuvez.
- Événements privés : masqués de la découverte, accessibles par lien seulement, ou réservés à une liste d’invités préétablie.
- Questions d’inscription personnalisées : entreprise, poste, restrictions alimentaires, séance choisie. Les réponses figurent dans la fiche du participant.
- Inscription de groupe : une personne réserve plusieurs places, et chaque participant reçoit un billet QR à son propre nom.
Comment gérer les accompagnateurs et les VIP ?
Fixez les règles avant que quelqu’un ne demande. Notez qui a droit à un accompagnateur, combien de places de courtoisie revient à chaque artiste, sponsor et partenaire, et qui peut approuver une exception le soir même. Puis émettez chacune de ces places sous forme de billet, pour qu’un accompagnateur soit un nom sur la liste et non une promesse à l’entrée.
Donnez aux VIP leur propre type de billet et, si la salle le permet, leur propre entrée et leur propre lecteur. Les zones intérieures peuvent utiliser des lecteurs de zone qui n’admettent que les types de billets que vous cochez : le contrôle VIP se fait à la porte VIP et ne bloque jamais la file principale.
Comment l’entrée utilise-t-elle la liste ?
L’entrée scanne des billets ; elle ne cherche pas des noms sur papier. Chaque scan enregistre l’invité sur la liste en direct, et un deuxième scan du même billet est signalé.
Votre tableau de bord montre qui est arrivé et qui ne l’est pas, par type de billet. Si la liste VIP est encore à moitié vide au bout d’une heure, vous le savez avant le début des discours.
Qui, dans votre équipe, devrait gérer la liste ?
Un seul responsable, avec des aides bien définis. Vos coéquipiers ont leurs propres identifiants sur Blend et, pour les configurations plus importantes, vous décidez exactement quelles parties chacun peut ouvrir, avec un journal d’activité indiquant qui a modifié quoi. L’équipe à l’entrée n’a besoin que de son code de lecteur ; elle n’a jamais besoin de la liste complète sur papier.
Que faire de la liste après l’événement ?
Exportez-la. La liste des invités s’exporte en CSV avec le statut d’enregistrement à l’entrée, pour le rapport d’un sponsor, le décompte d’un fournisseur ou vos propres archives. Bike Club Tripoli a remis son export au fournisseur de location de vélos, avec le nombre exact par catégorie de vélo.
Chaque invité s’ajoute aussi à vos contacts, pour que la prochaine invitation aille aux personnes qui sont venues.
Avant le prochain événement, regardez qui a été invité et n’est jamais venu, et qui est venu chaque fois. Le second groupe mérite la première invitation.
Questions
Questions fréquentes
Émettez des billets de courtoisie. Chaque invité reçoit un billet QR comme n’importe quel acheteur et figure sur la même liste, donc l’entrée le scanne de la même façon.
Oui. Soumettez le billet à approbation : chaque demande attend votre examen et, pour les billets payants, l’acheteur n’est débité que lorsque vous approuvez.
Oui. La liste des invités s’exporte en CSV avec le statut d’enregistrement à l’entrée de chaque invité, et vous pouvez la chercher et la filtrer par type de billet avant l’export.
Rendez-le privé : masqué de la découverte, accessible par lien seulement, ou réservé à une liste d’invités préétablie.
Oui. Les sponsors, les exposants, les conférenciers et les hôtes VIP peuvent recevoir leur propre quota et envoyer des invitations à leur nom, et vous voyez qui chacun d’eux a invité.
Prochaine étape
Réglez-le lors de votre prochain événement